自己啓発で学んだスキルを仕事に活かす!生産性アップの時間配分術!

単純作業だけど面倒だったり時間がかかったりする「定型業務」やゼロベースでの業務効率化やコスト削減などの「価値創造業務」に追われ、成果を出すために毎日時間外労働をしている人は少なくないと思います。

しかし、時間外労働ありきでは、いずれ睡眠不足や体調不良を招き、大事な場面でミスを犯してしまうかもしれません。

また、時間についも1日24時間しかないうえに、モノやお金とは異なり、時間は保存することができずに一方的に失われていくだけということも改めて認識しなければなりません。

限りある時間をいかに生産的に使っていくか?

この記事では、自己啓発で学んだ『時間管理マトリクス』を参考した『時間配分術』を紹介したいと思います。

時間管理マトリクスとは?

出典https://www.photo-ac.com/

『時間管理マトリクス』とは、「重要度」「緊急度」の軸で4つの領域に分け、それぞれの領域の仕事や時間配分を考えるフレームワークのことをいいます。

領域1 緊急度が高く、重要度も高い

領域2 緊急度は高いが、重要度は低い

領域3 緊急度は低いが、重要度は高い

領域4 緊急度も、重要度も低い

ポイントは「重要度」と「緊急度」で優先順位を決める

出典http://www.ashinari.com/

その日の仕事を「やることリスト」などを作って見える化したとしても、取り組んでみたら意外と時間がかかってしまい、気づけば今日も時間外労働をしているという経験はないでしょうか?

わたしも「やることリスト」に書き出した仕事は、その日で終わらせようと毎日時間外労働をしている1人です。

しかし、自己啓発で「時間管理マトリクス」を学び、その日の仕事を「重要度」と「緊急度」に整理し、優先順位を決めてからは、成果物の質を下げることなく労働時間を削減できるようになってきました。

ポイントは「重要度」と「緊急度」で優先順位を決めることです!

「重要度」も「緊急度」も高い仕事から時間配分する

出典http://www.ashinari.com/

労働時間を増やさずに効率よく仕事をこなすには、仕事に取り組む前に「重要度」と「緊急度」の2つの側面から考えて、時間を配分することが大切です。

領域1 緊急度が高く、重要度も高い

この領域の時間は、「急遽飛び込んできた重要な仕事に費やしている時間」と「納期が近い重要な仕事に費やしている時間」の2つに分けて考えることができます。

「急遽飛び込んできた重要な仕事」とは、例えば「トラブル対応」や「大切なお客様からの急ぎの仕事依頼」などが当たります。

このような仕事は急遽飛び込んでくる仕事なので、自分でコントロールすることができないため、粛々と進めるしかないです。

一方で「納期が近い重要な仕事」は、自分でコントロールできるので、優先順位を上げて多くの時間を費やし取り組む必要があります。

領域2 緊急度は高いが、重要度は低い

この領域の時間は、「急な電話応対」や「議事録を作成するだけの急な会議」、「本来自分がやらなくてもいい緊急の頼まれ事」などが当たります。

この領域に費やしている時間は、自分にとっては重要ではないですが、他の誰かによっては急を要するため、「急ぎの仕事を引き受けてくれた」という周囲からの感謝が伴いやすいので、つい役に立った気になりがちです。

しかし、「忙しくなるわりには、価値を生み出していない」という状態なので、この領域の時間を増やし過ぎると、ついつい「緊急度が高く、重要度も高い」仕事が後回しになり、時間外労働を増やすことになってしまうので注意が必要です。

この領域の時間を減らすためには、受けた仕事を自分だけで背負い込まずに、上司に現在抱えている仕事の状況を相談しましょう。

あなたの状況を理解した上司は、他の人へ仕事を振ってくれるはずです。

こうして、この領域の時間を減らすことで、「緊急度が高く、重要度も高い」仕事を優先することができるので、時間外労働の削減につながります。

領域3 緊急度は低いが、重要度は高い

この領域の時間は、今すぐ成果が出るわけではないですが、将来のあなたを形づくるうえで根本的な時間がこの領域に当たります。

例えば、「スキルアップに費やす時間」や「中長期的なキャリアづくりに費やす時間」などが当たります。

この領域は、重要だと分かっていても、納期があるわけでもないですし、すぐに成果が出るわけでもないため、目の前の仕事に追われて、つい後回しにしてしまうので、優先順位を下げてしまいがちです。

緊急性は低いですが、この領域の時間を確保せずに後回しにしてしまうと、領域1の「緊急度が高く、重要度も高い」仕事に変わっていくこともあります。

そうならないためにも、この領域の時間を少しずつでもいいので意識的かつ計画的に確保する必要があります。

領域4 緊急度も、重要度も低い

この領域の時間は、例えば「同僚との飲み会」や「雑談」、あるいは「机周りの整理整頓」などが当たります。

この領域に関しては、「やらなかったら、どうなるか?」を考えて、「やらなくても何も変わらない」場合は減らしていきましょう。

時間を無駄なく効率的に使っていこう

出典http://www.ashinari.com/

仕事で成果を出すためには、単に働く時間を増やせばいいと言うものではありません。

領域2の「本来自分がやらなくてもいい緊急の頼まれ事」や、領域4のような価値を生まない無駄なことに多くの時間を費やしていては、毎日、時間外労働をすることになってしまいます。

このような状況に違和感を感じている人は、この記事で紹介した「時間配分術」を試してみてください。

そして、限りある時間を無駄なく効率的に使って、時間外労働を削減していきましょう!

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